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浅谈机关人员如何有效利用时间

发布时间:2019-10-13 03:12:52 编辑:笔名

浅谈机关人员如何有效利用时间

题记:笔者是一名机关办公室的员工,因为工作的地点距离市区较远,所以每天清晨都要在大巴近一个小时的颠簸后达到工作地点,感触最深的就是:本身路途耗时已经使得工作时间变短,加之多数精力用来应付手头琐碎的工作和大大小小的会议,使得真正高效率处理事情的有效时间变得越来越少,如果没有精心地统筹安排时间,那么自己实际利用的时间更是少之又少。如此情况下,想要想系统、有效地做完一项大项目的工作,只能加班或占用业余时间。因此,笔者想就机关办公室工作人员如何管理和利用自己的时间谈一点粗浅的认识。

众所周知,一个企业的日常经营行为需要消耗两大类时间:管理时间和销售时间。任何企业,无论大小,只有正确处理好非盈利的管理时间和销售时间之间的关系,才能最终站稳市场、走向盈利。而对于企业中的员工来说,也只有明确自己的工作职责,有效区分和把握盈利时间和非盈利时间,时间提高工作效率,才能不断为企业创造财富。那么,如何正确区分自己的盈利时间和非盈利时间呢?

一、学会诊断自己的时间,用经典的时间做关键的事务。

诊断自己的时间,目的在于知道自己的时间是如何耗用的

。为此,我们需要记录自己每天的时间耗用情况,然后运用80∶20原则,用精力最好的时间干最重要的事,让20%的投入产生80%的效益。从个人角度看,可以根据自己的生活状态、生物钟来确定自己的20%经典时间,然后把握这一天中的20%用于的关键的思考和重要的、费精力事务。否则,就很容易把最有效的时间切割成无用的或者低效率的零碎时间。

记得曾经看过的大石头与小石头的试验,运用在我们日常的工作和生活中一样相当受惠。实验是这样的:桌上放两个大小形状相同的烧杯,1个装七分满的小石子,另1个是空的,而桌上另外放一些大石头。要求你将这些大石头和小石头放在同1个杯子,结果当你试图把大石头放入第1个装有小石头的杯子时,发现怎么摆就是摆不下去。这时候,当你经过认真分析,调整理路之后,使用另一个杯子,先把大石头摆进空烧杯,再将小石头放入塞满空隙,结果奇迹发生了,烧杯刚好可以装满。

日常工作中,当你发觉时间不够用时,可能因为你之前先做了一些琐事,把精华、完整的时间都浪费了,因此无法完成重要的事。所以,在计划时间的时候,我们应该先把时间管理的大石头,也就是重要的事情固定下来,剩余的时间再去完成零碎的小石头,才能将时间作最有效的运用。

二、分析无效时间,避免浪费时间。

首先应该确定那些事根本不必做,那些事做了也是白费功夫。凡发现这类事情,应立即停止这项工作。还有些工作明确应该由别人干的,包括不必由你干,或者别人干比你更合适,这些也应该毫不犹豫地交给别人去干。

机关企事业单的工作,产生时间浪费的原因很多,单位的制度不健全、环节过多,或是人浮于事、相互扯皮,或是由于长期历史原因形成的工作作风等,都会造成时间上的惊人浪费。因此,在这样环境下有效避免其他事务的干扰等,对于提高工作效率非常重要。大多数人都会有这样的感受和经历,那就是在处理一件工作的过程中往往会被其他的事务所打断,比如一个问询、一个其他部门同事的到访

,突发情况的干扰等等。据某杂志数据调查显示,几乎所有机关工作人员的时间浪费的症结都集中在两个最基本的问题上:不敢拒绝别人和不能分清事务的主次先后。不敢拒绝别人的结果是被过多的、不必要的会面、来访者和应酬等打断你正在做的事,后果是不能完成手中的任务。而对于后者,则表明你缺乏具体目标,未分清事情的主次,这将导致管理的危机:委托无效、交流和指示模糊、职责和权力混乱,造成企业管理和经营的混乱。所以,在时间和精力都不能允许我们分心的时候,很需要我们学会说不。当然,这样做也是要注意方式方法,掌握一定的技巧,防止别人对你的为人处事产生误解。

三、正确支配有限的时间,做时间的主人。

为了合理安排自己有限的工作时间,一个机关工作者可能需要做以下几项最基本的工作:

1、将日常工作分类。很多机关工作者扮演的是承上启下的角色,对上要协助领导,对下要服务员工,所以,在时间的分类上,一定要明确那些工作必须完成,那些是重要的,那些是紧迫的,那些是需要很长的过程才完成的。同时也要注意轻重缓急,包括时间与任务两方面的内容,很多时候当几件事情同时交错进行的时候,有些人会忽略时间的要求

,只看重任务的重要性,这样理解是片面的。

2、制定适用的工作计划。计划像一座桥,连结我们现在所处的位置和你想要去的地方,同样,计划也是连结目标和行动的桥梁。没有计划,实现工作目标往往可能是一句空话。一个具有良好的时间管理能力的人,往往是事务安排表的管理高手,一方面他们会将月计划分解为周计划与日计划,并在计划结束的时候抽空做一个整理,清除已经完成的任务并制定下一轮计划。比如,笔者认识的一位前辈,也是一位国企机关的领导,他已经养成了一个良好的工作习惯,在每个工作日结束的前半个小时,盘点当天计划的完成情况,并整理第二天计划内容的工作思路与方法。每一天他会尽力完成当天的工作,因为当天完不成的工作将有可能影响下一天仍至当月的整个工作计划,从而陷入明日复明日的被动局面。另一方面结合短期计划制定中长期计划可以使得整体规划更加具有步骤性和有效性。中期时间计划主要用来说明近期内一些大事件的安排,而长期计划则比短期、中期计划更抽象,长期计划是努力过程中的一幅地图,让你知道这一路的坐标经过之后,就会到达目标地。

当然,在制定日计划的时候,也要考虑计划的弹性,不能将计划制定在能力所能达到的100%,而应该制定在能力所能达到的80%,因为,机关工作者每天都会遇到一些意想不到的情况以及上级交办的临时任务。如果你每天的计划都是100%,那么,在你完成临时任务时,就必然会挤占你业已制定好的工作计划

,原计划就不得不延期了,久而久之,你的计划失去了严肃性,你的上级也会认为你不是一个很精干的员工。

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